Mise sur pied d’une équipe de mise en œuvre sur le site pilote

Translation as of Mar 1, 2021

Written By CDL Rapid Screening Consortium (Super Administrator)

Updated at May 13th, 2021

L'organigramme et la description des rôles fournis ci-dessous dépendent du modèle de dépistage rapide mis en œuvre, de la technologie utilisée pour la collecte des données et la communication des résultats, ainsi que du nombre de sites et de participants au projet pilote. Les petites organisations peuvent avoir une personne pour plusieurs rôles et responsabilités et les grandes organisations peuvent avoir besoin de plusieurs personnes pour le même rôle.

Rôles et responsabilités

Chef de projet

Ses responsabilités

  • Responsabilité globale de la participation au CDL RSC
  • Représente l’organisation dans le cadre du CDL RSC
  • Assiste aux réunions hebdomadaires sur les activités, aux réunions bimensuelles avec les promoteurs du projet et aux réunions ad hoc en rapport avec ses compétences
  • Responsabilité en matière de protection de la vie privéeDirige un chantier

Ce qu’il approuve

  • Allocation des ressources de l’organisation, plan de dotation en personnel, sélection de site pilote, etc.

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Vision, stratégie et exécution

Opérateur de projet

Ses responsabilités

  • Veille à ce que les résultats du CDL RSC soient soumis dans les délais prévus et en respectant le budget 
  • Fournit au chef de projet et aux personnes de rang supérieur des informations sur les mises à jour du CDL RSC et sur les décisions à prendre
  • Assiste aux réunions hebdomadaires sur les activités
  • Facilite les réunions internes, la gestion des parties prenantes et les approbations
  • Fait des recommandations concernant les sites pilotes et la mise en œuvre

Ce qu’il approuve

  • Sélectionne et gère les membres de l’équipe de l’organisation participante

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Niveau d’engagement de l’organisation participante envers le CDL RSC    

Capitaine d'Equipe

Ses responsabilités

  • Gère l’ensemble des activités du programme pilote pour l’organisation participante
  • Sélectionne les membres de l’équipe du programme pilote
  • Élabore des méthodes d’exploitation des établissements
  • Assure la conformité aux exigences du programme pilote
  • Élabore une stratégie de gestion du changement
  • Met en œuvre un système de dépistage de bout en bout 
  • Rend compte des résultats du programme pilote
  • Participe aux réunions hebdomadaires sur les activités et à toutes les réunions internes de mise en œuvre du programme pilote

Ce qu’il approuve

  • Calendrier de retour au travail
  • Communications sur le programme pilote

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Sélection des sites pour le programme pilote

Responsable des communications

Ses responsabilités

  • Élabore une stratégie de communication interne à l’intention de l’ensemble de l’entreprise et de groupes pilotes spécifiques
  • Contribue à la stratégie de communication à l’externe (gérée par le CDL RSC)
  • Participe à la mise en œuvre selon les besoins 
  • Fournit des communications ciblées au groupe d’employés du site pilote visé
  • Assiste aux réunions hebdomadaires sur les activités

Contrôleur de projet

Ses responsabilités

  • Gère le calendrier
  • Assure la prévision et la gestion des coûts
  • Élabore la base de conception estimative
  • Établit l’horaire et le débit des postes de dépistage
  • Gère les approvisionnements – commande et distribution (y compris trousses de dépistage, ÉPI, etc.)

Ce qu’il approuve

  • Calendrier et prévisions de coûts

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Planification des postes de dépistage

Responsable du site pilote

Ses responsabilités

  • Agit en tant que liaison principale avec le groupe de participants au programme pilote
  • Met en œuvre la stratégie de gestion du changement et la stratégie de communication
  • Gère les incidences sur les ressources humaines (c’est-à-dire les conventions collectives, les
  • horaires de travail, le flux de travail, etc.)
  • Organise des réunions régulières et fréquentes avec les parties prenantes et les participants concernés

    Fournit une rétroaction sur le fonctionnement du programme pilote

Ce qu’il approuve

  • Structure des rendez-vous des participants

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Mobilisation des participants
  • Rétroaction sur les opérations

Personnel formé

Ses responsabilités

  • Prélèvement et analyse des échantillons
  • Stockage et élimination des trousses de dépistage

Qualification : il faut être un professionnel de la santé agréé, en raison des exigences de Santé Canada concernant le prélèvement au moyen d’écouvillons nasopharyngés.

Lorsque la réglementation provinciale l'autorise, le personnel formé peut également être un professionnel formé à l'utilisation de la technique d'écouvillonnage nasal antérieur (AN) pour le prélèvement d'échantillons, y compris l'auto-administration. Un membre du personnel formé est également requis pour le dépistage à domicile afin de répondre à toutes les questions et de fournir une assistance virtuelle si nécessaire. Cette personne peut se trouver à un autre endroit de l'organisation.

Responsable des résultats

Ses responsabilités

  • Développement et mise en œuvre d’une clé d’identification pour les trousses de dépistage et le suivi des résultats
  • Précision et gestion des données
    Communication des résultats et des prochaines étapes
  • Saisie de tous les résultats des tests de dépistage dans les systèmes de données 
  • Mise en œuvre de protocoles de protection de la vie privée
  • Intégration des données avec les systèmes du groupe pilote selon les besoins

Ce qu’il approuve

  • Clé d’identification
  • Suivi des résultats 

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Gestion des données 
  • Résultats des tests de dépistage 

Responsable des installations

Ses responsabilités

  • État de préparation général du site de dépistage
  • Disposition et mise en place des postes de dépistage et de la zone d’attente
  • Gestion de la circulation
  • Sécurité et contrôle d’accès
  • Protocoles d’assainissement et de nettoyage
  • Élimination des déchets

Ce qu’il approuve

  • Emplacements des postes de dépistage et des zones d’attente
  • Demandes d’accès au lieu

Ce sur quoi il fournit des conseils

  • Planification du débit
  • Espace de stockage pour le matériel de dépistage

Partenaire des Ressources humaines

Ses responsabilités

  • Identification des ambassadeurs et des parties prenantes
  • Conseils en matière de gestion du changement et de stratégie de communication
  • Gestion de toute situation liée aux ressources humaines, comme les conventions collectives, la prise de rendez-vous

Chef du dépistage de la COVID-19

Ses responsabilités

  • Stratégie globale de dépistage de la COVID-19 pour les différents groupes d’employés
  • Liaison principale avec le service de Santé et sécurité en ce qui concerne les protocoles, notamment en cas de résultat positif
  • Affectation de professionnels de la santé pour administrer les tests de dépistage et gérer les résultats
  • Avis d’expert sur les questions et les préoccupations des participants en matière de santé

Débit et redondance

Une personne doit être affectée à chaque rôle ci-dessous pour chaque site pilote d’une organisation. Ces personnes peuvent travailler à plus d’un programme pilote.

  • Responsable du site pilote
  • Personnel formé
  • Responsable des résultats
  • Responsable des installations

Tous les rôles devraient prévoir une redondance en cas de situation d’urgence. Il est recommandé d’avoir des professionnels médicaux de réserve disponibles sur appel au cas où le personnel formé ne serait pas disponible. Le recours à une agence de recrutement de personnel de santé pour le rôle de personnel formé permettrait de s’assurer qu’un professionnel de la santé est toujours disponible. Remarque : l’embauche par l’intermédiaire d’une agence de recrutement introduit un risque d’incohérence avec le personnel disponible et l’obligation de suivre des formations fréquentes (parfois quotidiennes).

Atténuation des risques

Il est important de prendre en compte les deux éléments ci-dessous au moment de doter en ressources le site pilote de votre organisation : 

  • Formation et partage des connaissances – si un membre de l’équipe chargée des opérations du site pilote tombe malade ou ne peut plus participer au projet pour d’autres raisons, qui d’autre doit connaître le projet pour pouvoir agir comme remplaçant?
  • Potentiel d’infection du personnel formé et du responsable des résultats – une utilisation appropriée de l’équipement de protection individuelle (ÉPI) réduit le risque que le personnel formé et le responsable des résultats soient infectés par un employé dont le test de dépistage est positif. De ce fait, il n’est pas nécessaire que du personnel formé et des responsables des résultats supplémentaires soient disponibles pour venir sur place à tout moment.

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