Inscription de votre personnel

Translation as of Mar 1, 2021

Written By CDL Rapid Screening Consortium (Super Administrator)

Updated at June 4th, 2021

Expérience des employés

Vous trouverez ci-dessous des exemples d’un calendrier du parcours des employés et d’un organigramme des expériences de dépistage qui peuvent être partagés avec les participants au programme pilote :

Invitation à participer

Calendrier

Le calendrier à mettre en œuvre pour inviter les participants doit prendre en considération les éléments suivants :

  1. Communications initiales – cela peut se faire par courrier électronique ou lors d’une réunion virtuelle. Si c’est lors d’une réunion virtuelle, un courriel de suivi doit être envoyé aux participants potentiels avec des informations (voir ci-dessous) concernant le programme pilote.
  2. Les employés doivent avoir le temps d’examiner les informations fournies, de poser des questions et de décider s’ils veulent participer.
  3. Il est recommandé d’organiser une séance d’information virtuelle au cours de laquelle l’équipe de projet peut expliquer l’intention et le processus du programme pilote et donner aux employés l’occasion de poser des questions. 

Le temps total nécessaire pour l’étape de l’invitation à participer dépendra d’un certain nombre de facteurs tels que : le nombre total de participants potentiels au programme pilote, leurs horaires et les étapes clés du programme pilote. L’exemple ci-dessous illustre un petit programme pilote avec +/- 150 participants qui nécessite 10 jours pour inviter les participants, organiser les séances d’information et procéder aux inscriptions :

1. Jour 1

  • Communication initiale pour faire connaître l’intention du programme pilote, le processus et les renseignements concernant la ou les séances d’information. Inclure un lien pour s’inscrire aux séances d’information et au programme pilote.

2. Jour 3-5

  • Séances d’information – le nombre de séances dépend du nombre de participants potentiels et de leurs horaires.
  • Pour un programme pilote d’environ 150 participants, il est recommandé d’avoir un minimum de deux séances, mais il peut être nécessaire d’en organiser davantage.
  • Programmer les séances à un moment où la plupart des participants potentiels pourront y assister.
  • Travailler avec l’équipe de direction pour déterminer le meilleur moment.

3. Jour 6-10

  • Les employés s'inscrivent au programme et l'inscription se termine le 10e jour.
  • Le fait d’avoir une date de clôture pour les inscriptions encourage les participants potentiels à prendre une décision quant à leur adhésion et fournit à l’équipe de projet un nombre de participants qui lui permet de planifier les prochaines étapes.
  • Les inscriptions tardives doivent être possibles, car il est souhaitable que le plus grand nombre possible de personnes participe au programme pilote. Les données sont recueillies en fonction du paramètre clé suivant : « nombre de personnes soumises à un dépistage régulier ».

Communications

Les communications visant à inviter les employés à participer comportent deux parties, à savoir la réunion ou le courriel initial pour communiquer l’intention du programme, puis la ou les séances d’information. Au cours de cette première étape, il est bon de faire participer l’équipe de direction pour encourager les employés à se joindre au programme.

Communications initiales

Il est recommandé que la communication ou le courriel initial soit envoyé par l’équipe de direction. On peut également choisir d’inclure des informations concernant la rémunération qui sera versée aux employés par l’organisation et (ou) par le biais d’autres allocations gouvernementales de remplacement du revenu auxquelles ils pourraient avoir droit, s’ils obtiennent un résultat positif au dépistage ou s’ils doivent se mettre en isolement parce qu’ils sont considérés comme un contact étroit.

Séances d'information

Les séances d’information visent à fournir des informations détaillées aux employés participants potentiels et leur permettre de prendre une décision éclairée quant à leur participation. Elles visent aussi à leur donner la possibilité de poser des questions. Les séances d’information peuvent être animées par le capitaine d’équipe avec le soutien du responsable des communications et du reste de l’équipe de mise en œuvre sur le site pilote. 

Il est recommandé d’inclure les points suivants dans la séance d’information : 

  • Informations sur le programme du CDL RSC 
  • Approche du programme du CDL RSC 
  • Aperçu du partage de données dépersonnalisées avec CDL aux fins de recherche
  • Pourquoi ce programme est-il important?
  • Pourquoi faisons-nous cela? → Les arguments en faveur du changement
    • Nous voulons que vous soyez en sécurité au travail et que votre famille soit en sécurité et en bonne santé
    • Nous voulons contribuer à la réouverture de l’économie
    • En tant que consortium d’organisations, nous pouvons apprendre plus rapidement en partageant des informations
  • Contexte général sur le CDL RSC
    • Programme pilote de tests antigéniques
      • (Organisation) participe à un programme pilote de tests antigéniques volontaires d’initiative privée, mené par le ministère de la Santé, avec le soutien des ministères partenaires, de Santé publique Ontario et de Santé Ontario.
      • De nombreuses autres entreprises canadiennes y participent, notamment la Banque Scotia, Rogers et Air Canada.
    • Objectif du programme
      • Évaluer la valeur des tests antigéniques en tant qu’outil de dépistage pour soutenir la sécurité des employés et la continuité des activités sur le lieu de travail.
      • Aider les organisations à fournir un dépistage de l'antigène COVID-19 aux employés asymptomatiques dans une série de contextes. Les résultats de ce programme permettront de mieux comprendre comment le dépistage rapide de l'antigène pourrait être déployé à plus grande échelle pour soutenir les activités provinciales de réponse à COVID-19.
    • Qu’est-ce qu’un test antigénique rapide?
      • Un test antigénique est un type de test qui consiste à faire passer un échantillon liquide sur une surface en présence de molécules réactives. Le test détecte des fragments de protéines dans le liquide et donne un résultat positif ou négatif similaire à un test de grossesse.
      • Les tests antigéniques sont beaucoup moins chers et plus rapides que les tests RCP en laboratoire. Les résultats sont disponibles en 15 à 20 minutes et sont très fiables.
    • Infectiosité
      • Les tests antigéniques rapides peuvent détecter en quelques minutes l’infectiosité de la COVID-19 chez les personnes asymptomatiques, ce qui permet d’identifier de manière proactive les cas à risque et de réduire ainsi le risque d’infections supplémentaires.
      • Les tests antigéniques ne remplacent pas les tests de diagnostic RCP en laboratoire administrés dans les hôpitaux et les centres d’évaluation. Les participants dont le test de dépistage est positif devront subir un test RCP pour confirmer qu’ils sont atteints de la COVID-19.
  • Pourquoi (organisation)participe-t-elle?
    • Santé et sécurité
      • (Organisation) a choisi de participer à ce programme volontaire, car nous essayons de faire tout ce que nous pouvons pour en savoir plus sur le virus et nous protéger le plus possible.
    • Connaissance et confort 
      • Le programme de dépistage rapide apportera un niveau supplémentaire de connaissance et de confort à nos employés qui travaillent régulièrement sur les lieux de travail ainsi qu’à leur famille.
    • Stopper la propagation
  • La détection précoce des infections est essentielle pour stopper la propagation de la COVID-19 et soutenir la réouverture de l’économie canadienne.
  • Principales informations sur le dépistage
    • Volontaire/Obligatoire
    • Asymptomatique
    • Poursuivre avec le questionnaire sur la santé
    • 2 fois par semaine (et à 72 heures d’intervalle, 48 heures si nécessaire)
    • 10 semaines minimum
    • Test antigénique rapide – 5 minutes pour l’administration et de 15 à 20 minutes pour le résultat
    • Nom et fabricant du test
    • Méthode de prélèvement (c’est-à-dire type d’écouvillon)
    • Congés payés si l’employé est dépisté comme étant positif et si le test RCP de confirmation est positif
    • Congés payés si l’employé est un contact proche d’une personne dont le test de dépistage est positif et dont le test RCP de confirmation est également positif
  • Dates importantes
    • Séances d’information pour les employés
    • Période d’inscription
    • Coup d’envoi auprès des participants
    • Accès à l'application/Inscription pour les heures/dates de dépistage
    • Date de début du programme
  • Qu’est-ce qui change et qu’est-ce qui reste pareil?
    • Change
      • Dépistage de sécurité supplémentaire grâce à un test antigénique rapide administré sur place
      • Environ 5 minutes, 2 fois par semaine pendant 10 semaines
      • Assister aux réunions hebdomadaires et fournir une rétroaction
    • Reste pareil
      • Questionnaire sur la santé
      • Directives de santé publique – hygiène des mains, étiquette respiratoire et port du masque
      • Distanciation physique
      • Rester à la maison et se mettre en isolement si l’on présente un ou plusieurs symptômes
  • Qu’est-ce que j’y gagne?
    • Le programme de dépistage rapide apportera un niveau supplémentaire de connaissances et de confort à nos employés qui travaillent régulièrement sur les lieux de travail ainsi qu’à leur famille.
  • À quoi dois-je m’engager?
    • Les employés devront s’engager à ce qui suit :
      • 10 semaines
      • 2 tests de dépistage par semaine (et à 72 heures d’intervalle)
      • Partagez vos commentaires avec l'équipe de dépistage
      • Effectuez un test RCP si votre test antigène est positif.
      • Quarantaine pendant au moins 14 jours si le test RCP est positif.
      • Aviser son supérieur hiérarchique de tout résultat positif à un test antigénique ou RCP

Inscription au programme et à l’application mobile/web

Courriel de bienvenue/remerciement

Un courriel devrait être envoyé à tous les participants pour les remercier de s’être joints au programme pilote dans le but de maintenir les employés en bonne santé et en sécurité et de contribuer à la réouverture de l’économie canadienne. En outre, le courriel les invitera également à participer à la réunion virtuelle de lancement à l’intention des participants. Ce courriel devrait être envoyé par le responsable du site pilote afin de mieux faire connaître le point de contact principal.

Formulaire d'admission

L’objectif du formulaire d’admission est de recueillir les informations nécessaires d’un point de vue médical pour que les employés puissent participer au programme pilote.

Formulaire de consentement

Le CDL RSC fournit un modèle de formulaire de consentement que les organisations doivent faire signer à tous les participants avant leur premier test de dépistage. Un formulaire de consentement signé est nécessaire pour permettre aux organisations de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels des employés, des fournisseurs et des invités, et pour autoriser l’organisation à :

  • Réaliser des tests antigéniques rapides pour le dépistage de la COVID-19. 
  • Partager les informations relatives à l’inscription et les résultats des tests antigéniques rapides et, le cas échéant, des tests RCP (y compris toute information personnelle sur la santé) avec le service compétent de l’organisation.
  • Divulguer certaines informations relatives à l’inscription et les données sur le dépistage sous une forme dépersonnalisée au CDL RSC dans le but d’évaluer l’efficacité des tests de dépistage de la COVID-19, de créer des rapports et des analyses de référence et de comparer l’efficacité de l’utilisation des tests de dépistage en milieu de travail.

La version la plus récente du formulaire de consentement (Rev B) est disponible ici.

Considérations

Les organisations doivent examiner le formulaire et éditer les parties de la note à l'ébauche du document avant d'envoyer le formulaire aux participants pilotes pour qu'ils le signent. Il est recommandé aux organisations d'ajouter uniquement leur propre langage interne dans les sections de la note au projet et, si nécessaire, les organisations peuvent choisir de compléter avec leur propre formulaire en ce qui concerne la collecte et la conservation des données médicales en interne.

Réunion de lancement des participants

L’objectif de la réunion facultative de lancement à l’intention des participants est :

  • D’accueillir les participants au programme pilote et de les remercier de contribuer à la sécurité et à la santé de nos employés ainsi qu’à la réouverture de l’économie canadienne
  • De présenter les responsables du site pilote qui sont le principal point de contact des participants 
  • De partager des informations supplémentaires, notamment sur la manière de prendre des rendez-vous pour le dépistage et sur ce que nous attendons des participants

Considération : une réunion de lancement à l’intention des participants n’est pas toujours nécessaire. Vous pouvez opter pour une séance d’information hybride qui présente aussi les informations dont vos employés auront besoin s’ils décident de s’inscrire. Par exemple, Rogers Communications a commencé avec des séances d’information distinctes et une réunion de lancement à l’intention des participants, mais elle est maintenant passée à la communication par courrier électronique une fois que le participant s’est inscrit pour l’informer des prochaines étapes.

Le modèle de document PowerPoint ci-joint peut être utilisé pour la réunion de lancement à l’intention des participants et partagé avec tous les participants. Si votre organisation utilise Microsoft Teams ou une application similaire pour les communications internes et le partage de contenu, il est recommandé de mettre en place un canal pour les participants au programme pilote et les ambassadeurs afin qu’il soit possible de poser des questions et aussi de partager des documents.

Participation sur une base d’inscription

L’objectif du programme pilote étant que des personnes asymptomatiques se soumettent à des tests antigéniques sur une base volontaire, le consentement et l’inscription des employés, des fournisseurs et des invités sont nécessaires. Une communication approfondie aux participants potentiels des informations concernant le programme de dépistage est nécessaire pour leur permettre de prendre une décision éclairée. Ce n’est que si un participant potentiel réussit le questionnaire de santé utilisé pour le dépistage de la COVID-19 qu’il est autorisé à accéder au lieu de travail et à participer au programme pilote de tests antigéniques. Si un participant potentiel échoue au questionnaire de santé, il doit rester chez lui et suivre les processus en place. 

Une fois que les participants potentiels ont reçu les communications et qu’ils connaissent les attentes à leur égard dans le cadre du programme pilote, ils peuvent s’inscrire pour participer au programme. Des modèles de questions à leur poser sont disponibles. SurveyMonkey, Microsoft Forms ou une autre plateforme de sondage pourrait être utilisée pour le processus d’inscription.

  • Prénom et nom de famille
  • Numéro d’employé
  • Adresse de courriel
  • Numéro de téléphone
  • Lieu de travail principal (la liste déroulante est idéale)
  • Nom du supérieur hiérarchique
  • Secteur d’activité
  • Date de naissance
  • Moment préféré pour les tests, par exemple, matin/après-midi/soir

Une fois que les employés se sont inscrits pour participer au programme pilote, il est utile de leur envoyer un courriel de confirmation afin qu’ils sachent que l’inscription a bien eu lieu et pour les remercier de leur participation. Ces informations seront ensuite transmises à l’application CDL RSC Data System, avec les détails figurant sur le formulaire de consentement.

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